Lo smart working secondo il team di Beefree

Oggi, la maggior parte  di noi ha avuto modo di sperimentare per un lungo periodo il lavoro da remoto, tanto da possedere un’opinione a riguardo.

Quindi non vi annoieremo con un articolo che vada a spiegare in cosa consista e in come funzioni lo smart working.

Quello che faremo, invece, è esplorare questo concetto e comprendere il motivo per il quale il team di Beefree non “tornerà in ufficio”, portando a un livello successivo la policy WoW varata nel 2021. 

Se non avete mai pensato allo smart working, preparatevi. Stiamo per portarvi in un viaggio verso il futuro del lavoro.

Cos’è lo smart working?

Lo smart working non è la stessa cosa del lavoro da remoto. Il lavoro da remoto spesso tende a replicare l’ambiente dell’ufficio, e risulta essere una tattica fallimentare, secondo articoli come questo.

Al contrario, lo smart working propone nuove regole e aspettative che portano i team a beneficiare degli aspetti del lavoro da remoto.

Il tutto, mantenendo gli obiettivi di business intatti.

Ogni tipo di smart working è lavoro da remoto, ma non tutti i tipi di lavoro da remoto sono smart working

Mariano Corso, co-fondatore degli Osservatori Digital Innovation del Politecnico di Milano e direttore scientifico di Partners4Innovation, riassume perfettamente il concetto in questo modo:

“Lo smart working significa ripensare il lavoro da remoto sotto un’ottica più smart, andando contro all’idea del lavoro collegato ad un ambiente e ad una cornice, dando alle persone maggiore libertà nel definire la loro routine, in cambio di responsabilità maggiori e concentrazione sugli obiettivi. Autonomia, ma anche flessibilità, responsabilità, accrescimento del talento e fiducia diventano pietre miliari di questo nuovo approccio”.

Questo commento coglie tutti punti essenziali di cui vogliamo parlare. Inoltriamoci nel modo di lavorare di Beefree.

Come lavora Beefree in smart working

In Beefree, possiamo considerarci fortunati. Quando nel 2020 si sono susseguiti vari lockdown, ci sono stati molti timori e molte ansie. Eravamo preoccupati per la nostra salute, per le nostre famiglie e per le nostre community, ma ci siamo risparmiati la preoccupazione per il posto di lavoro. 

Già dal 2014 operiamo in modalità remote-first. Quando è sopraggiunto il lockdown, sapevamo già come svolgere il nostro lavoro da remoto e, grazie a questo, siamo stati in grado di adattarci senza problemi ad un ambiente lavorativo totalmente online.

Ci siamo sentiti estremamente grati e fortunati di essere arrivati preparati, essendo in possesso di una cultura lavorativa smart ci ha consentito di andare avanti in un periodo in cui chiunque aveva bisogno di prendersi cura delle persone care.

Qui vi presentiamo l’elenco degli aspetti più importanti dello smart working di Beefree.

Sfida: il raggiungimento degli obiettivi

Soluzione: ci preoccupiamo meno delle ore lavorate o del luogo di lavoro e più della definizione e del raggiungimento degli obiettivi. 

Quando le persone iniziano o terminano la loro giornata lavorativa è meno importante rispetto all’essere allineati con il resto del team.

Questo non significa interrompere l’attività senza motivo. Lavoriamo ancora circa 8 ore al giorno. La differenza è che ogni persona è libera di gestire e recuperare quelle ore di cui ha bisogno, sia che debba andare a prendere i bambini all’asilo che per fare un pisolino pomeridiano. In più, questo comporta meno stress e maggior equilibrio vita/lavoro, che molto spesso porta a maggiore – e non minore – produttività.

Non siamo gli unici ad avere questa percezione. Secondo Microsoft, il 74% dei leader crede che il lavoro da remoto renda il suo team ugualmente se non più produttivo, rispetto a prima.

Il lavoro da remoto significa anche che il nostro team può lavorare da qualsiasi luogo. Questo reca beneficio al team perché possiamo assumere menti da ogni area geografica e continuare a crescere come un’azienda globale. In più, ogni persona ne trae beneficio perché può scegliere da dove collegarsi.

Però, da un grande potere derivano grandi responsabilità…

Sfida: responsabilità

Soluzione: lo smart working riguarda anche il potenziamento e la fiducia del team. Alla base non c’è il controllo delle persone o del loro operato, ma la collaborazione in ottica di ottenere determinati risultati.

In Beefree, crediamo fermamente in una gerarchia “piatta” (per quanto possibile) e nella condivisione trasversale di responsabilità. Questo non significa che nessuno è responsabile o che i “capi” non svolgono il loro lavoro.

Al contrario, ognuno fa la sua parte e a tutti è richiesto di contribuire alle discussioni con nuove idee, di controllare e ricontrollare gli output e di correggere eventuali percezioni sbagliate.

Questo è uno dei motivi per cui utilizziamo lo Shape Up, una metodologia che conferisce molto potere (e anche molte responsabilità!) nelle mani di ogni membro del team.

In Beefree, non ci piace lavorare con robot che adorano l’isolamento. Preferiamo avere a che fare con persone che esprimono quello che pensano e non hanno paura di collaborare con i loro pari, i superiori e con i manager.

Condividere le responsabilità significa avere meno “punti di vulnerabilità” durante i processi decisionali, di design e di sviluppo. Qualcuno che sta passando una brutta giornata ha meno probabilità di prendere una decisione sbagliata, se non è il solo a prenderla.

Questo richiede molto dialogo e molta comunicazione, portati avanti nel modo giusto.

Sfida: comunicazione

Soluzione: dato che siamo un’azienda globale con persone provenienti da tutto il mondo, la comunicazione è essenziale.

Ciascuno ha una cultura diversa alle spalle, quindi la flessibilità è indispensabile. Ma la netiquette dell’azienda è altrettanto importante. Alcune delle nostre regole di netiquette includono:

• Organizzare Google Meets solo quando è necessario e rispettando il tempo altrui (non iniziare in ritardo o in anticipo)
• Mostrarsi in video durante i meeting, assicurarsi che il microfono funzioni e spegnerlo in caso di intervento altrui
• Comunicare in maniera intensa su Slack, ma non disturbare senza motivo
• Documentare e condividere ovunque sia possibile

Vale la pena notare che abbiamo sempre avuto la possibilità di lavorare dai nostri uffici di Cremona e San Francisco, quindi è stato chiesto uno sforzo extra alle persone che si spostavano dall’ufficio al lavoro completamente remoto.

In ufficio, eravamo immersi in un costante “rumore”: le informazioni si raccoglievano anche semplicemente stando vicino ai colleghi. Ora, le stesse informazioni devono essere condivise esplicitamente (via Slack, email o Confluence). Tutti hanno bisogno di sapere cosa stia succedendo, e questo richiede una certa dose di diligenza e attenzione.

Quando la comunicazione non è sufficiente, subentra il concetto di responsabilità. Non è mai colpa di una sola persona, l’intero gruppo ha bisogno di assicurarsi che le informazioni siano state condivise.

Una corretta comunicazione è essenziale nel nostro lavoro, ma non è sufficiente per avere successo…

Sfida: teamwork

Soluzione: un team coeso e soddisfatto fa crescere i suoi membri. 

Lavorare con persone che mai si è avuto modo di  incontrare di persona è difficile, se lo spirito del team non è solido. Il maggior pericolo per  un team distribuito è avere membri disingaggiati, che fanno appena il minimo indispensabile.

Per evitare che ciò accada, in Beefree dedichiamo del tempo a formare i legami necessari e assumiamo persone che incarnano i valori della cura, della partecipazione, della condivisione e del feedback costruttivo. Da una prospettiva manageriale, abbiamo raddoppiato attività quali:

• Incontri 1:1, per essere sicuri che tutti siano felici e soddisfatti e che eventuali criticità vengano segnalate tempestivamente
• Utilizzo di tecniche di collaborazione. Per esempio, il team di sviluppo ama fare pair programming, mob programming, revisioni di codici in gruppo, etc.
• Organizzazione di “break” settimanali o quindicinali per incontrarsi online, condividere curiosità, divertirsi e giocare insieme
• Ritiri annuali a livello aziendale e di Gruppo (cerchiamo di incontrarci di persona quando possibile)

Una one-man army non si adatta alla nostra cultura. Ci sforziamo di garantire che tutti si sentano parte di questo fantastico gruppo di persone che sono disposte ad aiutarsi a vicenda, divertirsi e a rimproverarsi severamente.

Un team più felice = prodotti migliori

Come suol dire la nostra Content Strategist, Jules Costa, “L’attenzione che riserviamo alle persone internamente ci aiuta a essere maggiormente “people-centered” nei nostri prodotti. Costruiamo strumenti che abbiano un senso per gli esseri umani e semplifichino la vita delle persone“.

Siamo nati come un’azienda ibrida, con una buona parte di persone che lavorano da casa. Un sottoprodotto di un team felice e produttivo è un prodotto fantastico.

Quando ogni cosa che riguarda l’ambiente lavorativo è perfettamente bilanciata (come dovrebbe essere), il rendimento individuale coincide con il massimo della produttività e con un forte stimolo a creare il miglior prodotto possibile per i clienti.

Noi crediamo che lo smart working sia il futuro di molti tipi di business. Quando è impostato e regolato nel modo giusto, ha immediati effetti positivi. Perché? Perché dà priorità a ciò che conta maggiormente in un posto di lavoro: le persone.

Lo smart working consente alle persone di riavere indietro le chiavi della loro vita e al contempo di potenziarsi e di sentirsi parte di un gruppo più grande.

Il lavoro da remoto può essere alienante, ed è quindi importante rimanere spesso in contatto, anche per le questioni non collegate al lavoro. Realizzare un ambiente di lavoro smart non è un’impresa facile, richiede strategia e disciplina, ma con il tempo arrivano i benefici.

L’articolo originale è stato pubblicato sul blog di Beefree SDK

 

Articolo di Marcello Garini,
Fullstack Engineer Manager, Beefree