Nelle ultime settimane, la diffusione internazionale del Covid-19 ha portato aziende di ogni settore e dimensione a rivoluzionare le modalità di lavoro, forzando una destrutturazione fisica degli uffici e la loro ricostruzione virtuale nelle abitazioni dei dipendenti. C’è di più: il cambiamento è avvenuto di punto in bianco, limitando drasticamente le possibilità di un adattamento graduale di processi e abitudini delle persone a delle modalità di lavoro e di collaborazione radicalmente differenti

Per facilitare la transizione, fin dai primi giorni di restrizioni abbiamo pubblicato un Remote Work Handbook per i dipendenti MailUp Group: una risorsa agile e informale, in grado di aiutare tutti ad abituarsi alle logiche di lavoro da remoto. Oggi lo rendiamo disponibile a tutti, con l’obiettivo di supportare anche altre realtà aziendali.

MailUp Group's Remote Work Handbook

I contenuti del Remote Work Handbook

Questa risorsa vuole essere, prima di tutto, un importante atto di caring (uno dei nostri valori aziendali) nei confronti dei dipendenti e dei collaboratori MailUp Group. Tra gli interessi principali di ogni azienda c’è quello di garantire alle proprie persone i mezzi e la motivazione necessari per lavorare in modo produttivo ed efficiente – specialmente in tempi di instabilità e di incertezza, come gli attuali. 

Il Remote Work Handbook include quindi best practice dedicate all’allestimento dell’area lavoro, alla conduzione di meeting da remoto e alle app più comode per lavorare in modo veloce e produttivo.

Ma non è tutto: l’Handbook affronta anche diversi aspetti psicologici ed emotivi legati al lavoro da casa. Le restrizioni attualmente in vigore richiedono di rimanere al chiuso per settimane, se non mesi; le interazioni sociali sono ridotte al minimo; le scuole chiuse pongono uno stress aggiuntivo sulle spalle dei genitori che lavorano da casa; l’assenza di esercizio fisico e di aria fresca mettono a dura prova energie, entusiasmo e morale.

In MailUp Group, crediamo fermamente che le persone diano il proprio meglio al lavoro solo quando soddisfatte e serene. Il nostro compito non si risolve quindi nella semplice rassicurazione che i progetti proseguano e le deadline vengano rispettate, ma sconfina nell’assicurarci che le nostre persone mangino bene e bevano acqua a sufficienza, si mantengano in forma, si prendano le giuste pause, bilancino bene il tempo tra lavoro e figli, e portino avanti i sani rapporti sociali che si creano in un ufficio vero e proprio. 

Perché un Handbook?

L’intera forza lavoro italiana è stata posta in smart working obbligatorio fin da lunedì 24 febbraio 2020, a seguito dei primissimi casi di Covid-19 riportati in Lombardia. Oltre un mese dopo, attività e progetti proseguono con il passo consueto: negli uffici di Milano e Cremona, lo smart working era realtà da quasi due anni. Tutti i dipendenti erano pronti e preparati (sia dal punto di vista tecnologico che da quello emotivo) alle sfide che il lavoro remoto porta con sé. 

A seguito delle crescenti restrizioni a livello internazionale, il 18 marzo 2020 è stato imposto lo smart working anche ai dipendenti collocati negli Stati Uniti, nei Paesi Bassi, in Spagna e in Danimarca

Se per il team BEE negli Stati Uniti poco è cambiato (si tratta di un team distribuito per natura su diversi fusi orari), negli altri Stati l’impatto dello smart working si è fatto sentire con forza. In Spagna, Paesi Bassi e Danimarca, infatti, i dipendenti non erano abituati a forme estese di lavoro remoto: interi team sono stati costretti a un salto decisivo (tecnologico, organizzativo ed emotivo) nel giro di poche ore. Da qui la necessità di una risorsa come l’Handbook, che andasse a riempire i gap e fornisse le linee guida necessarie per consentire di lavorare in modo sereno e produttivo anche ai team meno avvezzi alle dinamiche da remoto.

 

Articolo di Maria Giulia Ganassini
Corporate Communications Lead, MailUp Group

Maria Giulia Ganassini, Corporate Communications Lead, MailUp Group

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